Tips Mempersiapkan External Security Team Suatu Event

Pada umumnya, setiap event yang dilaksanakan baik dalam skala besar ataupun kecil akan melibatkan pihak keamanan. Baik itu berasal dari internal tim pelaksana ataupun dari pihak-pihak polisi dan tokoh setempat. Ada beberapa hal umum yang harus diperhatikan dalam mempersiapkan external security event. Berikut tipsnya:

1. Membuat Standard Sistem Keamanan, yaitu membagi secara cermat keseuaian tim keamanan dengan event yang akan dilaksanakan. Untuk event yang tergolong kecil, standarnya akan melibatkan pihak-pihak terdekat saja. Apakah itu hanya dalam bentuk surat izin yang dikeluarkan atau melibatkan tim aparat secara langsung ke lapangan. Dimana harus ada briefing terlebih dahulu nuntuk pembagian tugas dan posisi masing-masing.

2. Koordinasi dengan seluruh elemen, yaitu menempuh prosedur keamanan dari elemen yang paling bawah sampai paling atas. Biasanya dimulai dari lingkungan yang tinggal sekitar venue, RT, RW, Desa, Kecamatan, Koramil, Polsek, Polres, Polda, Mabes Polri jika diperlukan. Tidak lupa juga berkoordinasi dengan tokoh masyarakat setempat.

3. Menempatkan PIC lapangan, yaitu menunjuk satu orang sebagai penghubung antara eksternal dan internal security. Satu orang inilah yang nanti memilikin komanda di lapangan. Sehingga tidak terjadi multikomando.

4. Check ID, yaitu pengecekan terlebih dahulu kepada pengunjung sebelum memasuki venue dimana event akan berlangsung. Biasanya dilakukan di gate masuk. Bisa berupa pengecekan tiket, invitation atau hanya kartu pengenal saja jika diperlukan. Hal ini bisa dilakukan sambil pengecek jumlah audience yang datang dengan menggunakan checker.

5. Memperhatikan Gate,  yaitu menempatkan seurity team pada gate masuk, gate keluar dan gate darurat. Semua orang yang in charge di gate masing-masing ini hanya menerima komando dari PIC external security team saja. Disarankan untuk menempatkan tim pada setiap interval 10 meter pada luas venue dan pada sekeliling venue.

6. Evaluasi External Security Team, yaitu review ulang terhadap kerja tim selama di lapangan. Beberapa event mengabaikan hal ini. Padahal ini sangat penting untuk memperbaikin tingkat keamanan event selanjutnya.

Terima kasih. Semoga bermanfa'at.

6 Alasan Penyusunan Business Plan

Ada lima tujuan seseorang harus menyusun perencanaan bisnis atau business plan:

Pertama, menyatakan bahwa anda merupakan pemilik dan pemegang inisiatif dalam membuka usaha baru. Anda yakin usaha itu akan berhasil dan juga harus menyakinkan orang lain bahwa ia tidak akan merugi bila bekerja sama dengan anda. Dengan adanya bantuan kerja sama dari berbagai pihak, diharapkan usaha anda akan maju dengan pesat. Bantuan yang diharapkanitu, antara lain berupa pinjaman melalui bank atau pinjaman melalui pihak-pihak lain yang potensial.

Kedua, mengatur dan membentuk kerja sama yang saling menguntungkan dengan perusahaan-perusahaan yang sudah ada, misalnya dengan para perusahaan produsen (pemasok barang) perusahaankonsumen (pengguna jasa atau barang).

Ketiga, mengundang orang-orang yang berpotensi atau mempunyai keahlian untuk bergabung bekerja sama dengan anda. Mungkin saja anda memerlukan orang-orang yang berkemampuan untuk menduduki posisi kunci dalam perusahaan, tetapi anda harus berhati-hati menerima orang-orang tertentu yang dapat pula menjerumuskan perusahaan anda yang baru berdiri.

Keempat, melakukan merger dan akuisisi  misalnya  anda menjual  perusahaan  ke perusahaan besar, perusahaan  besar tersebut  harus membaca   bussiness plan anda  atau  mungkin juga  anda ingin membeli  perusahaan lain.  Dengan begitu   business plan yang anda  susun  dapat  memberikan keyakinan  kepada perusahaan  lain  yang akan diakuisisi.

Kelima, menjamin adanya  fokus tujuan dari berbagai personel yang ada dalam  perusahaan sebab sebuah  perusahaan akan bertumbuh  kompleks  sehingga business plan  menjadi komponen   yang sangat penting  bagi setiap  orang untuk  tetap berpijak pada arah yang benar.

Keenam, mencerminkan suatu perusahaan itu layak atau tidak dijalankan dan worthy untuk dijalani. Karena business plan menjadi dasar apa dan bagaimana suatu perusahaan akan melangsungkan perkembangannya.


Referensi : Indra Siddiqi dan http://katapengusaha.com

Tips Memilih Partner Jasa Event Organizer

Well, masih bingung kadang mana yang kerja sambil main dan main sambil kerja. Antara main dan kerja sama-sama aktifitas. Yang konon katanya kalau kerja menghasilkan uang sedangkan main malah menghabiskan uang. :p Apapun lah yaa.. Yang penting bisa dinikmati dan dimanfa'atkan. Gak sedikit yang beranggapan kerja sebagai Event Organizer adalah sangat menyenangkan dan malah disangka main. Main yang menghasilkan uang. Tapi tetep tanggung jawab lhoo..

Aku yang pertama tahu istilah EO di awal tahun 2006, sering mendapat kalimat-kalimat seperti itu. Amin aja. :) Tidak semua orang tahu istilah EO dan setumpuk job descriptionnya. Dan itu terbukti. EO adalah istilah pekerjaan yang kadang sulit dijelaskan kepada orang lain yang belum tahu sama sekali. Contohnya saja ketika aku pertama kali disuruh menjelaskan pekerjaanlu ini oleh Mama dan Bapakku. Kebanyakan otak mereka diisi dengan nama-nama perusahaan yang terkenal dan besar di Indonesia. Dengan kata EO, cukup membuat mereka bengong. Aku pun sedikit demi sedikit menjelaskan hingga keluarlah surat izin dari mereka untuk pekerjaanku yang satu ini.

Sekedar tips buat teman-teman yang juga sebagai Event Organizer atau yang berminat menjadi EO, ini adlah juga pekerjaan yang menyenangkan kok. Sama seperti bekerja di perusahaan pada umumnya. Hanya saja sistemnya tergantung kebijakan dari pemiliknya. Ada EO yang mengerjakan suatu pekerjaan oleh timnya sendiri di semua area, ada juga yang hanya supervisi. Pekerjaannya di sub-kan kepada EO lokal yang ada di area tempat suatu acara akan berlangsung. Berikut tips memilih partner EO lokal untuk berbagai event.

1. Pelajari Company Profilenya

Company Profile suatu perusahaan EO biasanya diberikan sebelum kerjasama akan dilaksanakan. Mintalah Company Profile (compro) disubmit terlebih dahulu, baik melalui email ataupun dalam bentuk lain seperti mengenali brosurnya, websitenya, social medianya, dan lain-lain. Kalaupun sudah kenal dekat, biasanya cukup saling mengetahui perusahaan masing-masing saja. Lebih baik lagi dialamnya dilengkapi struktur organisasi/tim yang jelas, kantor yang layak, cash flow dan identitas yang detail.

2. Perhatikan Track Recordnya

Track record dari event-event yang sudah menjadi pengalaman dari EO lokal tidak harus event-event yang bisa dibilang skala besar, tapi lihatlah pencapaian yang didapat dari target event tersebut. Biasanya EO lokal akan melampirkan dokumentasi dari event yang pernah digarapnya. Kalaupun ada client yang sama, bisa dijadikan referensi indo dari EO tersebut.

3. Fahami Karakter Orang-orangnya

Memahami karakter orang-orang EO yang akan menjadi partner tidak kahal penting dengan poin yang di atas. Tidak sedikit mereka malah diajak kerjasama karena dengan istilah orang-orangnya enak, cingcay, easy going dan gak ribet. Kalau sudah begini, bahkan mereka mengabaikan kontrak  dan yang lainnya. Karena sudah ada kedekatan emosional. Seharusnya jangan yaa.. Kalau ada masalah, biar jelas cara penyelesaiannya. :)

Nah, itu tips sederhana kalau mau cari EO lokal di area yang akan kita garap.
Semoga bermanfa'at yaa.. Boleh menambahkan tipsnya. :)


Jabat Erat,

PROLOGUE

Photo by http://www.wtfproindonesia.com

Event Organizer yang secara bahasa diterjemahkan ke dalam Bahasa Indonesia menjadi Pengatur Acara, adalah merupakan pelaku usaha dalam bidang jasa yang secara keseluruhan bertanggung jawab atas acara yang disepakati dengan pihak client. Tidak begitu jelas siapa pioneer yang menjadi pencetus dari istilah Event Organizer yang selanjutnya disingkat dan terkenal dengan sebtan EO ini. EO tidak ditemui di bangku sekolah ataupun di bangku kuliah. Namun aktifitas EO sudah terjadi sejak dahulu kala. Ketika banyak acara yang di-create baik dalam sekala trial, soft, small, medium dan big. Tidak ada mata pelajaran atau mata kuliah yang secara gamblang mempelajari dan memberikan disiplin ilmu pengetahuan mengenai kaidah EO dan aturan-aturan yang mengikatnya. Saya sendiri tahu istilah EO ini di usia saya yang ke tujuh belas. Ketika memasuki kampus dimana saya kuliah dulu. Betapa ketinggalannya saya. :) Setelah itu, istilah EO malah menjadi istilah yang mendarah daging sampai sekarang dalam hidup saya.

Berkecimpung dalam dunia EO kadang terkesan sebagai seni menghasilkan uang di dunia entertainment. Bahkan tidak sedikit yang berpikir bahwa bekerja di dunia EO adalah main-main sambil bekerja, tentu bukan kerja sambil main-main. Tapi ada yang menjadi prioritas untuk diketahui, bahwa sebagai event organizer itu walaupun main-main, tetap mengemban tanggung jawab mental, moral dan material kepada semua stakeholders yang terlibat didalamnya. Pelaku EO bertanggung jawab atas sebuah event mulai dari menyusun plan, timeline, proposal lengkap, eksekusi hingga evaluasi dan reporting. Semuanya dirancang dengan penuh perhitungan dan konsentrasi. Untuk planning saja, pelaku EO tidak bisa mengandalkan satu plan. Pelaku EO harus mampu menyediakan plan-plan alternanif sebanyak mungkin sebagai elternatif untuk plan pertama yang kemungkinan tidak digunakan. Proposal yang disusun EO-pun berbeda dengan proposal kegiatan di semasa sekolah. Penyusunan proposal harus dibuat semenarik mungkin dengan lengkap dan teliti.

Kreatifitas dan inovasi adalah sebagian hal utama yang sudah menjadi utama harus dimiliki oleh seorang conceptor. Tidak hanya proposal yang dibuat sedemikian rupa menarik dan memiliki harga jual yang tinggi, tapi disana melibatkan beberapa aspek yang dibutuhkan oleh pihak client. Sebagai contoh, suatu event diselenggarakan dengan tujuan untuk meningkatkan brand awareness dan brand image terhadap suatu produk terkait. Atau juga suatu event diselenggarakan untuk memperkenalkan suatu produk baru dengan cara dan event package yang men-drive target market mereka secara tepat. Target market pun bisa kepada yang sudah menjadi consumer, atau bahkan pada calon consumer. Semua konsep proposal yang menarik harus dipresentasikan kepada client dengan cara yang menarik juga. Karena tujuan utama serangkaian itu adalah kata DEAL dari client. Inovasi dan kreasi itu sendiri, diciptakan, tidak terjadi begitu saja secara kebetulan. Do innovative or die? Elemen-elemen itu tidak serta merta mendatangkan keajaiban, namun pelaku EO itu sendiri yang harus mampu meraihnya. Namun jangan khawatir, tidak ada pelaku EO yang berjalan sendiri. Dengan tim yang solid dan saling memahami, semuanya akan menjadi lebih mudah. Secara luas, akan dijelaskan juga semua yang berkaitan denga dunia EO. Baik dari segi perluasan maknanya, aspek-aspeknya, aturan main dan mekanismenya. Semuanya merupakan seni berbisnis demi kesejahteraan bersama.